PENGENALAN
Alamat Berdaftar syarikat bukanlah suatu tempat atau pejabat urusan syarikat tersebut seperti yang difahami oleh orang biasa. Pada setiap masa, syarikat dikehendaki mempunyai Alamat Berdaftar di Malaysia, yang berfungsi untuk tujuan perhubungan antara Pendaftar, dan syarikat yang mana semua komunikasi dan notis akan ditujukan.[1]
Waktu Akses Dokumen atau Fail Syarikat
Alamat Berdaftar syarikat (lazimnya alamat pejabat setiausaha syarikat) hendaklah dibuka dan boleh diakses oleh orang awam pada waktu biasa perniagaan.[2]
Jika waktu biasa perniagaan ialah hari Isnin hingga Jumaat, daripada jam 9.00 pagi hingga 5.00 petang, maka orang awam boleh mengakses fail atau dokumen syarikat di Alamat Berdaftar pada hari dan waktu tersebut.
Perubahan Alamat Berdaftar
Sebarang perubahan dalam Alamat Berdaftar syarikat hendaklah dimaklumkan kepada pihak Pendaftar dalam tempoh empat belas hari daripada perubahan itu.[3]
Namun begitu, terdapat sesetengah syarikat menghendaki Alamat Berdaftar syarikat diubah daripada alamat pejabat Setiausaha ke alamat syarikat mereka.
Hal ini menyebabkan segala urusan surat menyuarat dengan Pendaftar seperti notis-notis pemberitahuan, kueri dan penalti akan di alamatkan ke pejabat mereka tanpa pengetahuan Setiausaha.
Akibatnya, Setiausaha syarikat tidak dapat bertindak seperti menjawap kueri, membuat pembetulan dokumen-dokumen, rayuan penalti dan lain-lain.
DOKUMEN YANG DISIMPAN DI ALAMAT BERDAFTAR
Setiausaha syarikat menyimpan, dan menyelenggara dokumen-dokumen berkanun seperti Buku Daftar, Buku Minit dan juga fail syarikat sama ada dalam bentuk hard-copy ataupun soft copy.
Mana-mana syarikat dikehendaki menyimpan dokumen-dokumen berikut di Alamat Berdaftar.[4]
(a) Notis pendaftaran syarikat;
(b) Perlembagaan syarikat, jika ada;
(c) Sijil yang diberikan di bawah Akta atau undang-undang bertulis yang lepas, jika ada;
(d) Semua daftar, buku, rekod, dan semua dokumen yang dikehendaki di bawah Akta;
(e) Semua minit mesyuarat ahli-ahli dan resolusi ahli-ahli;
(f) Semua minit mesyuarat dan resolusi Lembaga Pengarah dan jawatankuasa Lembaga Pengarah;
(g) Salinan komunikasi bertulis dengan ahli-ahli atau semua pemegang syer daripada kelas syer yang sama;
(h) Salinan semua penyata kewangan dan penyata kewangan kumpulan;
(i) Rekod-rekod perakaunan syarikat;
(j) Salinan semua instrument yang mewujudkan atau menjadi keterangan gadaian; dan
(k) Dokumen-dokumen lain yang dikehendaki disimpan oleh Pendaftar.
KESIMPULAN
Pengarah boleh menyemak atau menyalin mana-mana dokumen seperti di atas di Alamat Berdaftar syarikat (yakni di pejabat setiausaha syarikat) pada hari dan waktu pejabat setiausaha syarikat dibuka kepada pihak awam.
Walau bagaimanapun, setiausaha syarikat memberi semua salinan dokumen-dokumen penting kepada syarikat-syarikat di bawah jagaannya untuk disimpan.
—————————————
Nota Kaki:
[1] Seksyen 46(1) AS 2016
[2] Seksyen 46(2) AS 2016
[3] Seksyen 46(3) AS 2016
[4] Seksyen 47 AS 2016